La planeación empresarial y personal

Al prepararme para la batalla, siempre me he encontrado con que los planes son inútiles,
pero planear es indispensable” –
By Dwight D. Eisenhower

Planear mal evidencia poca inteligencia”.
Leon Krier, en WUF7,

La administración, como disciplina, es el proceso de alcanzar las metas de una organización trabajando con la gente y utilizando eficientemente los recursos disponibles.

Cuando se usa la palabra administrar, simultáneamente estamos pensando en sus cuatro componentes primarios: 1. planear, 2. organizar, 3. dirigir y 4. controlar, porque son inequívocamente partes de un todo inseparable, de un sistema de acciones cuyo único fin es lograr los objetivos propuestos, bien sea de simple supervivencia o en búsqueda de un desarrollo que propende por el mejoramiento de la calidad de vida o de generar valor económico y social.

Es por esta razón, que desde que el hombre es hombre, la aplicación de esos cuatro conceptos ha acompañado el desarrollo y crecimiento de la humanidad y la acompañará hasta siempre.

En la actualidad es universalmente aceptado que la planeación es una actividad natural en el ser humano, incluso, es una actividad inherente a los seres vivos con cerebro (Rodolfo Llinás, neuro – científico colombiano). Todos los estudios de la neurociencia llevan a que una de las funciones importante del cerebro es su capacidad de prever acontecimientos y, por lo tanto, de decidir acciones ante ello. Esta es la base de la planeación.

El poseer esta máquina natural para planear, ha hecho que el hombre sobreviva al paso de los siglos y que sea la clave para su desarrollo. Al observar más detalladamente el medio ambiente en que ha tenido que desenvolverse, también le ha llevado a desarrollar mayores capacidades; de ahí los comportamientos tan diferentes entre quienes han vivido en zonas donde hay estaciones, comparado con quienes siempre han vivido en el trópico.

Además de ser la clave de la supervivencia, hay otras razones por las cuales la importancia de la planeación nos lleva a la necesidad de mejorar esta capacidad:

  • No improvisar permanentemente
  • Optimizar el uso de recursos
  • No estar corriendo siempre
  • Disminuir la incertidumbre para el logro de las metas

Sin embargo, a pesar de ser una capacidad natural y de reconocer su importancia, las encuestas hechas en diferentes foros muestran que en general las personas aceptamos que nuestra capacidad de planear bien, es muy baja.

¿Cómo reconocer qué tan bien planeamos?

Basta con revisar la siguiente lista de eventos y fácilmente llegaremos a nuestra propia conclusión:

  • No se logran completamente las metas
  • Los objetivos se alcanzan en fechas posteriores a las propuestas
  • Los recursos no son suficientes (sobrecostos), o sobran
  • Deficiente comunicación a quienes tienen que ejecutar las acciones
  • Se trabaja y se trabaja y no se siente que se avanza hacia la meta (o hacia ningún lado)
  • En la ejecución, hay permanentes discusiones y malentendidos dentro del equipo
  • Se inicia, sin los permisos o aprobaciones necesarios
  • Hay reprocesos y desbarates
  • Hay muchas urgencias en el trabajo diario
  • Se hacen cosas sin saber para qué
  • Se inicia a HACER y con el tiempo no se sabe a dónde se va

La reflexión que sigue es, ¿por qué no planeamos bien?

Usualmente las personas aducen falta de tiempo para planear, pero detrás de eso, la verdadera respuesta es la propia desorganización. Cuando nuestra vida carece de prioridades, el tiempo nos domina y no nos alcanza para todo lo que hay que hacer, cuando no encontramos las cosas cuando las buscamos o nuestros gastos superan los ingresos, estamos desorganizados y debemos iniciar por ahí.

Sin tener estos cuatro elementos de la organización personal, cómodamente en control, va a ser muy difícil sacar tiempo para planear.

Las otras razones, si bien menos comunes, pero igualmente importantes de no ser buen planeador son: no tener claros los objetivos, hablar siempre sobre lo que hay que “hacer” y no sobre lo que hay que “lograr” y en el peor de los casos, porque nunca nos han enseñado a mejorar nuestra manera natural de planear.

Pero, ¿qué es planear? La respuesta más sencilla pero más profunda nos dice que es elaborar el plan para lograr un objetivo. Es decir, “Planear” consiste en determinar un conjunto actividades, con los recursos necesarios, para lograr un objetivo, bien sea de una empresa o de una persona.

Veamos la definición en detalle. En primer lugar, para poder elabora un PLAN lo primero que se requiere es tener un objetivo en mente.

Aquí inician los problemas de la planeación.

Definir objetivos personales o empresariales es una tarea bien difícil, porque usualmente estamos acostumbrados a hablar, como decíamos atrás, en términos de lo que hay que hacer, más no en términos de lo que hay que lograr.

En este sentido, es necesario definir también cómo se elaboran los objetivos: un objetivo es un enunciado, una frase, clara y precisa de lo que hay que lograr o alcanzar en un término de tiempo específico.

Ejemplos: bajar de peso 3 kilos en un periodo de cuatro meses. O, disminuir el número de errores en un proceso, al 50% para el mes de agosto próximo. O, mejorar el tiempo de proceso de selección de personal de 60 a 30 días durante el año en curso.

Como se observa, se requiere claridad sobre lo que se desea alcanzar: bajar de peso, disminuir el número de errores, mejorar tiempo del proceso de selección de personal. Esta claridad en el logro es lo que permite definir las acciones necesarias para alcanzarlo. Por otro lado, la precisión tiene que ver con el valor a alcanzar de la variable (meta) o del tema del que trata el objetivo, que siempre se debe expresar numéricamente: en nuestros ejemplos 3 kilos, 50% de errores, 30 días.

Adicionalmente, el período de tiempo debe también debe ser preciso: cuatro meses, en agosto próximo, durante el año en curso, en nuestros ejemplos. Este hecho de precisar la meta y el tiempo para llegar a ella es lo que nos permite definir la cantidad de acciones y de recursos que nos permitirá que el objetivo realmente se alcance.

El segundo elemento de la definición de planeación tiene que ver con las acciones o el “qué hacer” para alcanzar la meta. Estas acciones pueden ser enunciadas, en principio, en una tormenta de ideas. Pero luego es necesario agruparlas en un orden lógico de ejecución, y asegurarse que cada una efectivamente contribuye al logro del objetivo. Nada es menos efectivo ni más desmotivador en el momento de ejecutar un plan, que encontrar que se hicieron acciones “antes de tiempo” o, que una “acción debía haberse hecho al principio” y peor, “que se hizo algo que ni siquiera debía haberse hecho”.

El tercer elemento de la planeación tiene que ver con la determinación de los recursos necesarios para ejecutar las acciones. Un error común de los procesos de planeación es omitir este paso. Se cree erróneamente que planear es definir acciones, pero sin tener recursos, será imposible llegar a la meta. El verdadero proceso de planeación requiere responder las 7 preguntas: qué hacer; por qué hacerlo (contribuye al logro o no); quién lo va a hacer¸ cómo lo va a hacer (método), cuándo lo va a hacer (después de cual acción y antes de cual acción); dónde lo va a hacer, y cuánto vale.

Para terminar el proceso, es conveniente colocar todo lo anterior en un cronograma de tal manera que sea fácil hacer seguimiento a la ejecución.

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